供货做完了，发票也开出去了，对方却拖着十几万元货款不给，电话不接、微信不回。等到想起诉时才翻箱倒柜找合同，发现当初只是电话里说了几句，连一份盖章文件都没有。起诉之前能不能把材料理顺，通常直接影响立案是否顺利、主张能否得到支持。下面按四组清单整理，每一组对应一个必须证明的事实。
一、货款被拖欠，起诉前要固定哪些证据？
要固定的证据主要是四类：合同关系成立的证据、你已履行交货义务的凭证、欠款具体数额的材料、催讨过且时效中断的记录。前两组决定能不能胜诉，第三组决定判多少钱，第四组决定对方能不能拿诉讼时效抗辩成功。四类中如果有明显缺口，一般要在起诉前先补齐或采取保全措施。
《民事诉讼法》第六十七条规定，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。也就是说谁主张货款谁举证，举证不到位，主张通常难以获得支持。
二、第一组：证明合同关系成立
这一组要回答的问题是：你和对方之间到底存不存在买卖合同关系。
- 书面买卖合同、采购订单、框架协议，含双方盖章或授权代表签字的版本，务必保留原件。
- 要约与承诺的往来材料：报价单、询价邮件、投标函，以及对方确认的回复。
- 微信、QQ、电子邮件聊天记录。《民法典》第四百六十九条规定，可以有形地表现所载内容并可随时调取查用的数据电文，视为书面形式。
- 对方的授权委托书、名片、企业公示信息，可在国家企业信用信息公示系统打印，用于证明签字人有代表权。
- 往期同类交易记录，用于证明双方之间存在稳定的交易习惯。
完全没有书面合同的，至少要把聊天记录、发货单、转账记录三者串成一条闭环，让对方难以否认。
三、第二组：证明你已经履行义务
这一组证明货已交付或服务已完成，是货款请求权成立的核心。
- 送货单、出库单、收货确认单，最好有对方人员签字或盖章；由第三方代收的，要保留对方同意代收的记录。
- 物流底单、快递签收记录、司机签收证明。快递官网查询记录一般只保留半年左右，务必及早下载保存。
- 验收单、验收报告、对方签字的完工确认单；分批验收的要逐批留存。
- 发票及发票签收记录、进项抵扣查询结果。对方已将发票用于税务抵扣，通常可作为收货的有力佐证。
- 质量异议的往来记录，用于证明对方未在约定期限内提出异议。
验收环节是常见争议点。合同约定了检验期间的，例如7日或15日内未提出异议，应把期满未提异议的事实固定下来。
四、第三组：证明对方欠款金额
这一组决定能判多少。金额必须能被账目核对支撑，不能只凭估算。
- 双方盖章的对账单、结算单、月度往来余款确认函，这是效力最强的一类。
- 增值税专用发票汇总表、开票记录及认证抵扣查询结果。
- 银行收款回单、收款流水，以及本金、违约金、利息分列清楚的欠款构成表。
- 对方出具的欠条、还款计划、承诺书，写明欠款数额和还款期限的最佳。
- 己方财务账页、应收账款明细账及对应记账凭证。
如果还要主张逾期付款利息，应把起算日和计算标准一并写清，例如自付款期限届满次日起至实际清偿之日止，按全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率计算。
五、第四组：证明催告与时效中断
《民法典》第一百八十八条规定，向法院请求保护民事权利的诉讼时效期间一般为三年。三年一过且对方提出抗辩，债权通常就失去了强制执行的可能。
- 催收函、律师函及邮寄凭证。使用邮政快递时建议在详情单上写明文件名称，并保存寄件底单与签收查询截图。
- 短信、微信、邮件催收的完整对话记录，需包含对方身份信息和具体欠款金额。
- 对方的部分付款记录、要求延期支付的说明、主动出具的还款承诺。《民法典》第一百九十五条规定，权利人提出履行请求、义务人同意履行等情形均可导致时效中断，从中断时起重新计算。
- 起诉状、支付令申请书、调解笔录等已进入程序的文件。
建议建立催讨台账，把每次催收的时间、方式、对方回应逐条登记，便于证明时效连续中断。
六、证据怎么固定才有效
材料有了，固定方式同样重要，常见做法有以下几步。
- 纸质原件集中归档，复印件经核对无误后标注「与原件核对无误」并签字写明日期。
- 电子数据不要只截图。微信聊天记录可通过聊天记录迁移或手机录屏方式完整导出，并保留双方的微信号、头像等信息。
- 金额较大的合同纠纷，通常可以考虑办理公证保全，或在起诉后申请证据保全。
- 关键证据由第三方掌握的，可在诉讼中提交调查取证申请，例如申请调取发票抵扣情况。
- 起诉时一并考虑财产保全。掌握对方银行账户、不动产、车辆线索的，可在立案时或立案后申请保全，避免判决后难以执行。
提示：以上清单对应的是常规情形，个案还需结合是否构成表见代理、是否存在质量争议、是否约定仲裁条款等因素调整，具体以案件情况和当地司法实践为准。
免责声明：本文仅供法律知识参考，不构成对具体案件的法律意见，个案差异较大，涉及具体权利义务请及时咨询执业律师。
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